FUNCIONES SUBGERENCIAS
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
| Subgerencia | Cargo | Funciones y Competencias | Nombre | Título | Fuente Legal |
|---|---|---|---|---|---|
| Subgerencia de Administración y Finanzas | Subgerente de Administración y Finanzas | Programar, guiar y controlar los procesos de administración y finanzas de EPI, para contribuir al plan estratégico y normativas vigentes. Ejecutar el proceso de facturación y cobranza de la empresa para lograr la recaudación dentro de los plazos proyectados. Coordinar y realizar seguimiento a la cobranza de EPI para lograr recaudar todos los servicios facturados. Coordinar y gestionar la información de clientes de EPI para contar con una base de datos para contribuir a su disponibilidad. Ser responsable de la elaboración, ejecución y coordinación presupuestaria, junto con el resto de las unidades de la Empresa y el Ministerio de Hacienda. Preparar los estados financieros y entregar soporte a todas las unidades, supervisando y manteniendo la normativa contable de la Empresa. Ser responsable de la gestión financiera de la Empresa, analizando los usos alternativos que se darán a los recursos financieros disponibles. Gestionar la emisión de informes contables y financieros, sugiriendo medidas tendientes a optimizar resultados. Establecer y aplicar las políticas generales de recursos humanos de la Empresa. Ser responsable de la supervisión de abastecimientos y servicios que terceros proveen a la Empresa. Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión Integrado de la Empresa. | Denis Araya G. | Ingeniero Comercial – Contador Auditor | |
| Subgerencia de Administración y Finanzas | Encargada de presupuesto y control de gestión | Revisar, analizar y ejecutar el proceso de gestión presupuestaria de EPI para contribuir al cumplimiento de ingresos, gastos e inversiones proyectadas. Revisar y ejecutar los procesos contables de EPI para lograr disponibilizar la información y el cumplimiento normativo. Revisar y visar la información presupuestaria con el fin de entregar los informes de presupuesto solicitados mensualmente por DIPRES. Participación en el desarrollo de FECU. Clasificar y analizar los eventos presupuestarios. Mantener actualizado el presupuesto de caja anual que el Ministerio de Hacienda define para la empresa. Apoyar en la confeccion del presupuesto anual para el año siguiente. Apoyar en labores de contol interno y revisiones o auditorías. Confeccionar y enviar todas las declaraciones juradas de la empresa. Libros Legales. Contabilización y análisis de cuentas y facturas ( Activo, Pasivo y Patrimonio) Apoyo en la confección de Informes de Gestión. (Ministerio de Hacienda, SEP, DIPRES, y Banco Central). Apoyo en la confección de informes para Hacienda, SEP, DIPRES y Banco Central. Contabilización de facturas, control de activo fijo y arqueos. Confección Form.29, impuesto a las ventas y servicios, impuesto a la renta Form.22. | Karen Rojas A | Contador auditor | |
| Subgerencia de Administración y Finanzas | Encargado de Tesorería | Registrar y actualizar los flujos de caja de EPI para lograr el control de ingresos y egresos y disponibilizar la información. Realizar el proceso de pago a proveedores de EPI para cumplir con la normativa y compromisos establecidos. Registrar, revisar y analizar las recaudaciones de efectivo de EPI para verificar que los ingresos estén disponibles en sus arcas. Consolidar, revisar, analizar y coordinar el proceso de inversiones de EPI para contribuir a su rentabilidad. Realizar los análisis de cuenta de tesorería de EPI para contribuir a la toma de decisiones. Actualizar y solicitar pólizas de responsabilidad civil de clientes de EPI para contribuir en el resguardo de bienes y personas del puerto. Actualizar y solicitar boletas de garantía de clientes de EPI para lograr minimizar el riesgo de no pago. Coordinar y realizar seguimiento a la cobranza de EPI para lograr recaudar todos los servicios facturados. Apoyo en labores de control interno y revisiones o auditorías. | David González C. | Ingeniero Ejecución Control de Gestión | |
| Subgerencia de Administración y Finanzas | Encargada de abastecimiento y contratos | Preparar y proponer políticas y procedimientos para el proceso de adquisición de bienes y servicios de la empresa, dentro de los marcos definidos por la gerencia. Apoyar a las diferentes áreas de la empresa en los procesos descentralizados de adquisición de vienes y contratación de servicios. Responsable de la administración del sistema de proveedores y prestadores de servicios y del control de materiales, bienes muebles e inmuebles de la empresa. Administrar el funcionamiento de los servicios generales necesarios para la normal operación de las dependencias de la empresa. Coordinar, ejecutar y realizar seguimiento y confección de contratos, ejerciendo como administrador/a de contratos de la empresa. Coordinar y ejectuar la confección de bases de licitación de contratación de bienes y servicios de EPI para garantizar la búsqueda y selección de oferentes que respondan a los intereses. Revisar, realizar seguimiento y coordinar el proceso de pago a proveedores de la empresa, para lograr el cumplimiento normativo y lo establecido en los contratos. Ejecutar actividades administrativas como contratación, revisión y seguimiento de seguros de la empresa. Coordinar, realizar seguimiento y ejecutar la compra de bienes y servicios de EPI para contribuir a la continuidad de la operación. Coordinar y ejecutar la confección de bases de licitación de contratación de bienes y servicios de EPI para garantizar la búsqueda y selección de oferentes que respondan a los intereses de la empresa. Registrar, ejecutar e informar el proceso de compras de artículos administrativos e insumos de EPI para velar por su disponibilidad. | Andrea Ramos López | Secretaria bilingüe y programador de aplicaciones | |
| Subgerencia de Administración y Finanzas | Encargada de Contabilidad y Finanzas | Realizar la función de de Product Owner T.I. para el proyecto de Migración del ERP en producción al software que se elija para la renovación, encargado de controlar y fiscalizar que los trabajos se desarrollen conforme a las Especificaciones Técnicas, debiendo verificar la calidad de los servicios entregados en cada una de las etapas, con el propósito de que los trabajos se ejecuten conforme al programa de trabajo presentado. Mientras no se produzca la migración, deberá revisar las alternativas tecnológicas actuales con la finalidad de proponer mejoras a los procesos de los módulos existentes del ERP en producción. Encargada de preparar los estados financieros trimestrales de la empresa, de acuerdo a los principios de contabilidad definidos y a la normativa vigente (IFRS). Apoyar en la ejecución y preparación del presupuesto anual, monitorear el cumplimiento, analizar desviaciones y elaborar informes de gestión corporativos, estados financieros y memorias. Responsable del cierre contable, análisis de cuentas, determinación de saldos y reportes contables. También será responsable de solucionar materias contables y tributarias que afecten a la SGAF . Efectuar reemplazos de las labores de tesorería, gestión de personas, contabilidad y abastecimientos, cuándo corresponda. Responsable de la determinación del impuesto a la renta y determinación del capital propio de la Empresa y otras materias tributarias y contables que afecten la operación de la empresa. Encargada de revisar y realizar la preparación de informes requeridos mensualmente por CAIGG, Hacienda, SEP, INE y Banco Central, entre otros organismos. Responsable de la correcta ejecución de auditorías a concesionarios, generando un adecuado ambiente de control, reportando cualquier evento con probabilidad de ocurrencia que pueda afectar adversamente a la empresa. Encargada de labores de control interno y levantamiento de observaciones efectuadas en las auditorías internas y externas. Responsable de la correcta ejecución y contabilización en sistema de la activación, reubicaciones y bajas de las propiedades planta y equipos, incorporando mejoras y actualizando los procedimiento y procesos para resguardo de los bienes adquiridos. Participar como secretario (a) de comités definidos por la Administración. Participar de la revisión de los formularios Form.29, impuesto a las ventas y servicios y declaraciones juradas. Responsable de aprobación de nóminas de pago bancarias de su revisión para posterior firma de apoderados. Encargada de evaluar financieramente oferentes en procesos de licitación. Encargada de promover el control interno en todos los procesos contables bajo su responsabilidad, incorporando la transformación digital de los mismos con la finalidad de eficientar los tiempos de entrega de información y fortalecimiento del control interno de EPI. Encargada de realizar arqueos a las áreas de facturación, cobranzas y recaudación, esto para propiciar un ambiente de control. Actualizar trimestralmente EEFF en la página web de la empresa cumpliendo con los requerimientos de transparencia. Encargada de la correcta gestión y control de documentos en valor (Boleta de Garantía, Vale Vista, Certificado de Fianza, Pólizas de Seguro, Pagaré, etc.), incorporación en sistema e inventarios periódicos. | Elizabeth Carvajal Villarroel | Contador Auditor | |
| Subgerencia de Administración y Finanzas | Jefa de Gestión de Personas | Coordinar, supervisar y analizar el desarrollo del proceso de reclutamiento y selección de EPI para garantizar la incorporación de personas que se ajusten a los requisitos del cargo. Coordinar, analizar y ejecutar el proceso de capacitación y desarrollo de trabajadores de EPI para contribuir a mejorar su desempeño. Coordinar y ejecutar el proceso de gestión del desempeño de EPI para contribuir en el monitoreo, feedback y mejora del desempeño. Coordinar el proceso de clima laboral para contribuir en la mejora de las condiciones organizacionales. Coordinar la realización de exámenes preventivos a trabajadores de EPI para contribuir en la evaluación del estado de salud. Coordinar el proceso de identificación de riesgos psicosociales de EPI para cumplir con la normativa y contribuir en la mejora de las condiciones organizacionales. | Fabiola Salinas O. | Psicóloga | |
| Subgerencia de Administración y Finanzas | Asistente de Gestión de Personas | Mantener el control permanente sobre expedientes, contratos, asistencia de trabajos y toda la información relacionada con la vida laboral del trabajador. Colaborar en la planificación y ejecución de los procesos de inducción y bienvenida para nuevos empleados, facilitando su integración a la cultura de la organización y asegurando que tengan acceso a la información y recursos necesarios para iniciar sus labores de manera exitosa. Participar en la administración de los programas de beneficios para empleados, gestionando solicitudes, resolviendo consultas y asegurando que los colaboradores reciban la información adecuada sobre las opciones disponibles. Contribuir en la coordinación de procesos de evaluación de desempeño y retroalimentación, colaborando en la recolección de datos, seguimiento de plazos y comunicación con los participantes. Asistir al jefe del área en la identificación temprana de posibles conflictos laborales y en la búsqueda de soluciones adecuadas, promoviendo un ambiente de trabajo armonioso y colaborativo. Colaborar en la realización de los procesos de reclutamiento y selección en conjunto con el jefe del área. Colaborar en el desarrollo de planes de capacitación y llevarlos a cabo en conjunto con el jefe del área. Responsable de informar, revisar y mantener mensualmente la información relevante del proceso de remuneraciones. Apoyar en la creación de convenios con instituciones que vayan en beneficio de los colaboradores. | Camila Soto Sciaraffia | Ingeniera Comercial | |
| Subgerencia de Administración y Finanzas | Encargado de Recaudación y Facturación | Actualizar paridad en sistema Lisa. Recaudar las cuentas por cobrar a clientes. Revisión intereses, si los existiera generar planilla Excel y posteriores facturas. Crear, autorizar y transmitir ISP de cobro para ingresos diarios. Generar y entregar vía correo facturas de ingresos. Realizar cobranzas menores de clientes con montos bajos. Generar facturas despachos clientes con garantía. Cuadrar caja diariamente y entregar la recaudación a tesorería. Generar facturas contratos mensuales. Atender consultas de clientes sobre materias específicas. Registrar información y documentación del área de trabajo. Elaborar informes a solicitud de su jefatura. Controlar y realizar seguimiento a los contratos de clientes, asegurando que las garantías, pólizas e información de los mismos se encuentre actualizada. Actualizar y mejorar, cuando corresponda, los procedimientos y políticas del área. Controlar que el libro de ventas mensual se encuentre correcto de acuerdo a disposiciones del SII, velando así con el cumplimiento tributario. Gestionar los reclamos de los clientes de acuerdo al Sistema de Reclamos vigente de EPI. Realizar inventarios periódicos a las garantías vigentes. Proponer mejoras en materias de seguridad y atención a clientes en el área de facturación y recaudación. Responder informes de auditoría relacionadas con el área. Actualizar matrices de riesgo del área. Cumplir con lo establecido en el sistema de gestión integrado de la empresa. Facturación a clientes con y sin garantía. (Servicios de despacho con garantía) Realizar Ingresos a Puerto. Realizar cobro de intereses. Realizar cobros mensuales. Creación y actualización de clientes. Llevar a cabo ciclo de reclamos ( errores propios – almacenamiento) Apoyar el proceso de cobranzas. Mantener saldo de clientes sin morosidad. Mantener los registros de deudas al día sin morosidad. Recaudar el pago de facturas y envío de remesas al banco diariamente. Efectuar labores administrativas propias del área de desempeño, prestando apoyo logístico y operativo a las funciones del área. Realizar la documentación asociada al cobro de los servicios prestados. Elaborar informes a solicitud de su jefatura. Revisión y cuadre de libro de ventas mensualmente. | Carlos Padilla Ponce Alejandra Vásquez Acevedo | Enseñanza media completa Traductor inglés – español -inglés |
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